De klant gebruikt momenteel een ERP om het proces van offerte tot factuur te beheren. Maar de taken voor de opmeting en het plaatsen is niet sterk uitgewerkt. Zo hebben de mobiele werkers zoals de opmeters en installateurs geen link met het ERP en hierdoor wordt alles via mail, whatsapp en telefoon gecommuniceerd. Ook is er in het ERP geen functionaliteit voorzien om deze taken op te volgen, je kan enkel aangeven dat het uitgevoerd is.
Door een oplossing te bouwen binnen het Microsoft Power Platform kunnen we tegemoet komen aan deze tekortkomingen. Uit het bestaande ERP is het mogelijk om een mail te genereren waar alle informatie instaat van het dossier en waarbij ook bijlages worden toegevoegd met plannen en tekeningen.
Backoffice
Deze mail wordt gecapteerd door een flow binnen Microsoft Automate, deze flow vormt de mail om tot een dossier in de backoffice applicatie en zal ook een map aanmaken op OneDrive met alle documenten en foto’s die in bijlage werden toegevoegd. Het dossier krijgt dezelfde nummer als uit het ERP en de status wordt direct op “opmeting” gezet. In onderstaand voorbeeld zal je zien dat voor dossier D.2020.0014 de “Opmeter bevestigde datum” nog leeg staat. Dit komt omdat de opmeter eerst contact moet opnemen met de klant en daarna een definitieve datum moet bevestigen.


Als een gebruiker van de backoffice klikt op een dossier, dan krijgt hij een detailweergave van het desbetreffende dossier. De gebruiker komt standaard terecht op het ‘Algemeen’ tabblad. Hier is zoals de naam het al zegt alle algemene informatie beschikbaar over het dossier:
- DossierNr,
- DossierType,
- DossierStatus,
- OneDriveURL (link naar OneDrive folder). Bij het aanklikken van deze link opent de overeenkomende OneDrive folder meteen.
Onderaan het tabblad kan de backoffice ook een opmerking neerschrijven waar de opmeters en plaatsers rekening mee moeten houden. Omgekeerd gaat dit ook op t.t.z. opmeters en plaatsers kunnen vanuit hun app eveneens opmerkingen toevoegen die dan zichtbaar worden voor de backoffice.


Op het tabblad ‘Opmeter’ is terug te vinden welke opmeter er is toegewezen aan het dossier, de voorgestelde datum voor de opmeting, de definitieve datum voor opmeting en een ja/nee veld als de opmeter zijn opdracht al heeft afgerond.
Mobiele applicatie
Voor de mobiele medewerkers is er ook een App voorzien, waarbij je onderaan de pagina een impressie krijgt van de mogelijkheden zoals:
- De planning raadplegen
- Notities bijhouden per bezoek
- Foto's nemen en koppelen aan het bezoek
- Gekoppelde documenten raadplegen
- Een telefoongesprek starten
- Een email bericht starten
- Waze activeren om correct naar de werf te rijden
Meldingen
Ook meldingen bij gebeurtenissen of veranderingen aan het dossier kunnen uitgestuurd worden. Dit kan bijvoorbeeld een e-mail zijn als een opmeter/plaatser een definitieve datum heeft ingepland.

Door het slim inzetten van het Microsoft Power Platform kan je eenvoudig jouw ERP uitbreidingen met flexibele en mobiele mogelijkheden! Deze oplossing zorgt ervoor dat:
- De backoffice steeds een actueel overzicht heeft op de lopende dossiers
- De mobiele werker steeds toegang heeft tot alle informatie, documenten en foto’s
- Er veel minder mails, berichten moeten gestuurd worden en dat het aantal telefoons ook drastisch gedaald is.
- Er is tijdswinst en efficiëntie geboekt zowel bij de administratie als bij de mobiele werkers
- Het bestaande ERP kan blijven gebruikt worden voor de andere processen