Trustteam heeft als bedrijf een online SharePoint site die opgedeeld is in meerdere mappen volgens onze afdelingen zoals: Management, Sales en Marketing. Op deze mappenstructuur zijn al de nodige rechten toegekend zodat bijvoorbeeld iemand van management alles kan raadplegen en iemand van sales enkel toegang heeft tot de map sales en marketing.

Door de snelle evoluties op IT vlak wordt hier aan een hoog tempo nieuwe informatie aan toegevoegd, waardoor het voor onze medewerkers tijdrovend wordt om manueel de nodige info op te zoeken.

‍

Enkele voorbeelden van veel voorkomende vragen die we graag op vlotte manier beantwoord willen zien:

• Wat zijn desktop flows?
• Welke producten hebben een gratis proefperiode?
• Welke klanten kochten Power BI?
• Hoeveel kost een Power BI Pro per gebruiker?
• Wat is Power Pages?

‍

Wij hebben in Microsoft Copilot Studio een Copilot of virtuele assistent gecreëerd en toegang gegeven tot onze SharePoint site. Deze chatbot hebben we dan beschikbaar gesteld aan onze medewerkers via Microsoft Teams.

‍

Nu wat is Copilot Studio?

Copilot Studio stelt ons in staat om op een gebruiksvriendelijke manier een AI assistent te bouwen voor zowel medewerkers als klanten.

‍

Onze virtuele assistent houdt rekening met de rollen en rechten die zijn toegekend in de SharePoint. Zo zal de virtuele assistent voor een medewerker van Sales geen informatie delen uit de map management.

Daarnaast hebben we hem zo geconfigureerd dat hij enkel kan en mag antwoorden met informatie uit onze eigen SharePoint site en dus niet met informatie die publiek terug te vinden is op het internet zodat hij zo accuraat mogelijk kan antwoorden. Zo zijn we ook zeker indien hij het antwoord niet weet, hij dit ook zo zal melden ipv op zoek te gaan naar een "mogelijk" antwoord op het internet.

Hieronder kan je enkele vragen en antwoorden terugvinden van onze nieuwe virtuele medewerker:

Dankzij Microsoft Copilot Studio hebben we volgende meerwaarde kunnen realiseren onze medewerkers:

• het is een gebruiksvriendelijke chattool die raadpleegbaar is in Microsoft Teams
• getraind met eigen SharePoint data
• houdt automatisch rekening met de reeds bestaande rollen en rechten van SharePoint
• Presenteert de data op een gebruiksvriendelijke manier aan de hand van natuurlijke taal